Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) concerne toutes les entreprises. Les données personnelles de nos collaborateurs, clients et partenaires font parties de nos quotidiens. Avez-vous déjà laissé une carte de visite à la vue de tous sur votre bureau ? Si votre réponse est oui : retenez aussi que la RGPD n’est pas que numérique ! Elle protège aussi toutes les données personnelles inscrites sur papier également. Découvrez comment les équipes d’Access Protection se sont engagées dans une démarche de conformité sur cette question plus qu’essentielle !
Qu’est ce que la RGPD ?
La RGPD est présentée dans un texte règlementaire qui encadre le traitement des données sur le territoire de l’Union Européenne.
« Nous sommes très vigilants quant à la confidentialité des informations que nous recevons et collectons au quotidien. Nous exerçons un métier qui nous impose une discrétion et une rigueur absolue. Les consignes ou informations délivrées par nos clients relèvent d’un niveau de sécurité extrêmement élevé. Nous appliquons ce même principe de sécurité aux données de nos clients lorsque nous sommes amenés à les traiter. Lorsque nous collectons leurs données personnelles, ils sont immédiatement avertis de l’objectif d’utilisation. Comme indiqué plus haut, nous leur rappelons toujours leur droit de se désinscrire d’une newsletter ou d’un envoi de mail. Ou encore la possibilité qu’ils ont de s’informer quant au traitement de leurs informations.
Les équipes d’Access Protection ont décidé, progressivement, de prendre le virage de la dématérialisation dans tous ses process internes et externes. Nous nous sommes dotés d’un logiciel de dématérialisation nous permettant de fluidifier les échanges avec nos clients. L’objectif étant de leur faire parvenir les factures par voie dématérialisée et ainsi de s’affranchir de toutes les contraintes liées aux envois papier. Nous avons bien sûr indiqué qu’il était toujours possible de refuser cette démarche si toutefois un client ne souhaitait pas sauter le pas. Néanmoins, il nous semble important de généraliser l’envoi de la facture électronique qui s’imposera de toute façon à toutes les entreprises du secteur privé dès 2024 selon la loi des finances de 2020. «
indique Salah Haba, Gérant d’Access Protection
« Ces données personnelles sont très importantes et précieuses pour les équipes d’Access Protection puisqu’elles nous permettent de mieux connaitre nos clients. La communication s’enrichit et nous pouvons leur proposer des contenus ou services qui leurs correspondent. C’est un vrai atout pour une entreprise de constituer des bases de données de ses clients. La refonte de notre site internet au mois de septembre nous a permis de repenser une stratégie pleinement orientée vers nos clients. Les cookies nous permettent de savoir ce que nos visiteurs plébiscitent. Nous parvenons mieux à orienter notre communication grâce à cela. En revanche nous restons très vigilants sur toutes les dispositions règlementaires. »
assure Jimmy Mézila, Chargé de Marketing Digital chez Access Protection
Quid de la RGPD et des dispositifs de sécurité électronique ?
« La RGPD est également très présente dans notre secteur d’activité. Beaucoup l’ignorent mais nos dispositifs de sécurité ont beaucoup évolué ces dernières années. Je prends l’exemple de la vidéosurveillance. Le 1er des réflexes est de l’utiliser comme un outil qui sert à visionner des images et c’est tout à fait normal. Mais ce n’est pas tout ! Il faut savoir que les dispositifs de vidéosurveillance peuvent se révéler être des outils de travail redoutables dans le bon sens du terme. Les technologies développées ces dernières années, permettent de collecter, entre autres, des données marketing concernant les comportements des clients. Ainsi, un commerçant pourra facilement comprendre les tendances commerciales de sa boutique et augmenter considérablement son chiffre d’affaires grâce à l’analyse des données de son dispositif de sécurité. Vous retrouverez cela dans notre vidéo traitant des solutions Retail Access Protection. «
souligne Salah Haba
Le RGPD et les clients Access Protection
« Nous collectons les données de nos clients dans nos pratiques quotidiennes. Il est donc important, en amont, de recueillir le consentement de ces derniers. Par exemple, nous envoyons les newsletters Access Protection tous les 15 de chaque mois. Un encart indique comment sont collectées les données et à quelles fins. Ils doivent aussi savoir qu’ils pourront se désinscrire à tout moment, c’est la loi !
La vidéosurveillance est très réglementée et encadrée en matière de protection des données personnelles. Les images captées par les flux vidéos ne sont pas visionnées pas « n’importe qui » et « n’importe quand« . L‘installation d’un dispositif de vidéosurveillance se signale à l’aide de panneaux lisibles. Ces panneaux reprennent des informations essentielles. D’abord la raison et l’objectif de la présence d’un tel système. Une seule personne peut visionner les vidéos. Cela prend la forme d’une habilitation avec une formation. Pour terminer, la loi ne permet pas de conserver les images enregistrées plus d’un mois. Unique exception à la règle : il est possible de dépasser ce délai si un évènement se produit et que les forces de l’ordre ont besoin de visionner les images pour une éventuelle enquête. «
précise Anne-Laure Veyer, Assistante de Direction Access Protection
La protection des données de nos collaboratrices et collaborateurs
« Qui dit données personnelles dit aussi données de collaboratrices et collaborateurs. Nous restons bien sûr en conformité avec la règlementation de la RGPD. Dès la signature du contrat de travail, nous joignons un formulaire explicatif . Il indique comment seront utilisées leurs informations personnelles et dans quels objectifs. Une information sur la durée de conservation de ces éléments est également communiquée à tous nos salariés. Nous avons un devoir de transparence que nous nous devons d’appliquer dès le départ et que nous devons expliquer. La notion de traitement des données personnelles peut parfois effrayer. En revanche, lorsqu’elle est partagée en toute transparence, les derniers doutes s’évaporent rapidement. C’est ainsi que ces données nous ont permis, en autre, d’opter pour l’envoi des fiches de paie de manière dématérialisée. En plus de l’impact écologique concernant la réduction de l’utilisation de papier, nous gagnons beaucoup de temps dans nos taches quotidiennes.
Nous faisons systématiquement un état des lieux précis des informations que nous traitons. La sécurité informatique est aussi extrêmement importante dès que l’on parle de RGPD. Nos collaborateurs savent qu’ils ont la possibilité de s’informer sur le type d’information recueillie en sollicitant le responsable de la protection des données personnelles chez Access Protection. «
précise Anne-Laure Veyer
Pour conclure
Access Protection ne partage pas ces données personnelles hors de l’entreprise. Nous informons régulièrement nos clients, partenaires et collaborateurs. Le traitement de leurs informations personnelles s’effectue avec la plus grande attention. Le respect du cadre règlementaire est une priorité permanente dans l’esprit des équipes d’Access Protection.
